Одељење заштите архивске грађе и регистратурских материјала ван архива

Спољна служба у Историјском архиву Пирот развијала се упоредо са самом установом и делила са њом све проблеме и недостатке који су пратили њен рад и развој током ових неколико деценија. Ова служба се и поред многих проблема увек трудила да се примењују критеријуми и, колико су то могућности дозвољавале, поштује одређена процедура око преузимања архивске грађе, у погледу њене сређености и година настанка архивске грађе. Наравно то није било увек могуће у потпуности, а поготово у првим деценијама рада наше установе, када је сређеност регистратурског материјала стваралаца била веома лоша.
Архив врши заштиту архивске грађе и регистратурског материјала ван Архива, надгледајући спровођење канцеларијског и архивског пословања у преко 750 регистратура, од тога 240 приоритетних, на територији све четири општине. Спољна  служба обилази приоритетне регистратуре на територијама општина Бабушница, Бела Паланка, Димитровград и Пирот, надгледа њихово канцеларијско и архивско пословање, степен заштите регистратурског материјала и о томе води информативна средства. Посете регистратурама састоје се у налагању мера физичке заштите, пружању помоћи око израде правилника о канцеларијском и архивском пословању, изради листе категорија регистратурског материјала са роковима чувања, техници одабирања архивске грађе и излучивања безвредног документарског материјала. Циљ обилазака регистратура је стварање услова за што бољу физичку заштиту и квалитетније регистратурско сређивање архивске грађе.  Уз контролу стања врши се припрема за преузимање архивске грађе старије од 30 година, али и све оне грађе коју је одавно требало преузети (није било могуће због недостатка смештајног простора). На овај начин велика количина архивске грађе спашена је од даљег пропадања и уништавања.

Контакт мејл спољне службе: spoljnasluzba@arhivpirot.rs.